จัดการกับอีเมล์อย่างไรให้มีประสิทธิภาพ❓

เดี๋ยวนี้คนเราในแต่ละวันได้รับอีเมล์ (Email) จำนวนมากไม่ว่าจะเป็นอีเมล์ที่เกี่ยวกับการทำงาน อีเมล์แจ้งเตือนการทำธุรกรรมทางการเงิน อีเมล์แจ้งอัพเดทโปรโมชั่นต่างๆ ทำให้ในอินบอกซ์ของเรามีอีเมล์จำนวนมหาศาลให้อ่านและจัดการกันมัน ซึ่งถ้าเราไม่จัดการกับมันให้ดี อีเมล์มันก็จะสะสมเป็นจำนวนมากจนมาจัดการทีหลังไม่ไหว ซึ่งอาจส่งผลให้พลาดการติดต่อที่สำคัญไปได้

3 วิธีจัดการกับอีเมล์ง่ายๆ ดังนี้

1. กำหนดเวลาเช็คอีเมล์ ... เราควรกำหนดเวลาในการเช็คเมล์ให้เป็นเวลา ไม่ใช่เช็คตลอดเวลา โดยเราอาจกำหนดเป็น 3 ช่วงๆ ครั้งละไม่เกิน 15 นาที เช่น ช่วงเช้าก่อนเริ่มงาน ช่วงบ่ายหลังจากทานอาหารเสร็จ และก่อนเลิกงานกลับบ้าน การที่เราทำมันพร้อมกันทีเดียวจะทำให้มีประสิทธิภาพมากกว่า

2. เคลียร์อีเมล ตั้งโฟลเดอร์ย่อย ... อีกหนุึ่งวิธีจัดการอีเมลที่สำคัญ เราควรเคลียร์อีเมลเป็นประจำ โดยแยกเรื่องงานกับเรื่องที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานออกจากกัน โดยตั้งโฟลเดอร์ย่อยให้เป็นหมวดหมู่ และกำหนดเงื่อนไขให้กับถาดงานของอีเมล์ ให้มีอีเมล์เข้ามาก็ให้ส่งแยกไปตามหมวดหมู่ แล้วเราก็จัดการกับอีเมล์ที่อยู่ในโฟลเดอร์ที่เกี่ยวกับงานหรือสำคัญก่อน เมื่ออินเบอกซ์ของคุณว่างเปล่าจะทำให้รู้สึกดีอย่างน่าประหลาด

3. จัดการทันที ... เมื่อเราเปิดอีเมล์ขึ้นมาแล้ว ถ้าเราสามารถทำให้เสร็จได้ภายใน 2 นาที ก็ให้ตัดใจทำให้เสร็จไป ถึงแม้จะไม่ใช่เรื่องสำคัญก็ตาม เพราะหากเราเก็บอีเมล์ไว้เพื่อตอบทีหลัง อาจต้องเสียเวลามากกว่า 2 นาทีในการที่จะต้องกลับมาอ่านใหม่อีกรอบ ในทางกลับกัน ถ้าเป็นอีเมล์ที่ต้องใช้เวลาตอบนานให้ตั้งเป็น To Do List แล้วค่อยมาตอบทีหลัง จะช่วยให้เราสามารถบริหารเวลาได้ดียิ่งขึ้นครับ

ถ้าเราจัดการกับอีเมล์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ จะสามารถทำให้เราบริหารเวลาได้ดียิ่งขึ้น และเอาเวลาไปโฟกัสกับงานที่สำคัญกว่าได้มากขึ้น