ทำอย่างไรให้การประชุมมีประสิทธิภาพ ❓

การทำงานในยุคปัจจุบัน เรามีการประชุมผ่านออนไลน์กันมากขึ้นกว่าแต่ก่อน ซึ่งการทำงานกับการประชุมดูจะเป็นกิจกรรมที่ต้องคู่กันอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ของคนทำงานทุกคน แต่การประชุมให้มีประสิทธิภาพนั้น ไม่ใช่แค่มาพูดคุยกันเท่านั้น

สิ่งที่ควรทำถ้าอยากให้การประชุมมีประสิทธิภาพ

1.การประชุมจำเป็นต้องมีหรือไม่ ... คิดให้ดีก่อนและตอบคำถามให้ได้ว่า การประชุมในครั้งนี้จำเป็นต้องมีจริงๆ หรือไม่ หากแค่อยากประชุมเพื่ออัพเดตข่าวสารและไม่เร่งด่วนอะไร ขอแนะนำว่าควรใช้ช่องทางอื่น อย่างอีเมล จะได้ไม่รบกวนเวลาและรบกวนสมาธิการทำงานของพนักงาน

2.จำกัดจำนวนคน ... ถ้าอยากให้การประชุมมีประสิทธิภาพ สิ่งที่ควรทำคือ จำกัดจำนวนคนในการประชุมแต่ละครั้งไม่ให้มากเกินไป เลือกแต่คนที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อการประชุมจริงๆ เท่านั้น เพื่อไม่ให้คนที่ไม่เกี่ยวข้องต้องเสียเวลาทำงานมานั่งอยู่ในห้องประชุม โดยไม่มีส่วนร่วมใดๆ

3.ควรจำกัดเวลา ... การประชุมที่ดีไม่ควรใช้เวลาเกิน 50 นาที ดังนั้น การจำกัดเวลาในการประชุมแต่ละครั้ง จะช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากกว่า พยายามลดเวลาในการประชุมลง โดยใช้วิธีกำหนดเวลาในแต่ละหัวข้อให้ชัดเจน เช่น ใช้เวลาเรื่องละไม่เกิน 10 นาที แต่ถ้าการประชุมมีหลายวาระและจำเป็นต้องใช้เวลานาน ควรแบ่งการประชุมเป็นรอบๆ และที่สำคัญต้องเริ่มประชุมให้ตรงเวลาเสมอ

การประชุมที่มีประสิทธิภาพ ต้องมีสรุปผลการประชุมทุกครั้ง แบบชัดเจนหรือเป็นรูปธรรม เพราะการประชุมทุกครั้งมีค่า อย่าทำให้ทุกคนต้องเสียเวลาเปล่านะครับ