เขียนอีเมล์อย่างไรให้มีประสิทธิภาพ ถูกใจผู้รับ❓

การใช้อีเมล์ถือเป็นปัจจัยสำคัญมากสำหรับการทำงานในปัจจุบัน แทบทุกคนที่ทำงานต้องมีอีเมล์ไว้สำหรับการติดต่อสื่อสาร เนื่องจากเป็นวิธีการสื่อสารที่ง่าย เร็ว สะดวก ประหยัด และมีหลักฐานอ้างอิงได้ ดังนั้นการเขียนอีเมล์อย่างถูกต้องและเหมาะสม เป็นสิ่งที่คนทำงานอย่างเราควรเรียนรู้และทำให้ดียิ่งขึ้นเพื่อพัฒนาตัวเองในการทำงานอยู่เสมอ

เทคนิคการเขียนอีเมล์ง่ายๆ ที่ควรรู้ไว้ มีดังนี้

1. เขียนหัวเรื่องให้ชัดเจน ... ห้ามปล่อยหัวเรื่องอีเมล์ของเราให้ว่างโดยเด็ดขาด หัวเรื่องของอีเมล์เราควรเป็นการสรุปเนื้อหาของอีเมล์เราทั้งหมดให้ได้ และมีเป้าหมายอะไร หัวเรื่องอีเมล์ควรจะมีความสั้น กระชับและเน้นวัตถุประสงค์สำคัญ ไม่เยิ่นเย้อ และควรใช้ภาษาที่สุภาพ

2. เนื้อหาตรงประเด็น ... เราควรเขียนเนื้อหาของอีเมล์ให้ชัดเจน ได้ใจความสำคัญครบถ้วน เนื้อหาของอีเมล์ต้องสื่อสารให้ผู้อ่านรับทราบถึงวัตถุประสงค์ โดยตั้งตอบคำถามตนเองให้ได้ว่าเราเขียนอีเมล์ฉบับนี้ขึ้นมาเพื่ออะไร ต้องการให้ผู้รับทำอะไร และจะต้องสื่อสารอย่างไร เพื่อลดการตอบกลับไปกลับมาของอีเมล์

3. อ่านทวนอีกรอบก่อนส่ง ... ก่อนส่งอีเมล์ทุกครั้งเราควรอ่านทบทวนก่อน เป็นอีกเคล็ดลับในการเขียนอีเมล์ที่สำคัญ เราควรตรวจเช็คตัวสะกดและคำศัพท์ต่าง ๆ ให้ถูกต้อง เพราะมีผลกับความรู้สึกของผู้อ่าน ถ้อยคำที่สะกดผิดอาจสร้างความหมายที่แตกต่างหรือตรงกันข้ามกับสิ่งที่เราต้องการสื่อสารได้เลยทีเดียว หลังจากร่างอีเมล์เสร็จเราควรพักสักครู่แล้วตรวจทานอีกครั้ง เราอาจจะเห็นข้อผิดพลาดหรือมองข้ามอะไรไปก็ได้

การเขียนอีเมล์เป็นสิ่งที่ต้องผสมผสานทั้งศาสตร์และศิลป์ เพื่อให้สามารถสื่อสารไปถึงผู้รับได้ตรงตามเป้าหมาย แต่ถ้าเกิดเป็นเรื่องเร่งด่วนเราอาจต้องใช้การโทรศัพท์พูดคุยกันก่อน แล้วค่อยส่งอีเมล์ยืนยันสิ่งที่ได้พูดคุยกันเป็นหลักฐานไว้